Cẩm Nang Visa

Mẫu thư

Mẫu giấy xác nhận nghỉ phép để xin visa Schengen

Nếu bạn là nhân viên đi du lịch hoặc thăm thân, cả bốn nước Pháp, Đức, Ý, Hà Lan đều yêu cầu giấy công ty cho nghỉ phép. Dưới đây là những nội dung nên có và một mẫu để bạn đưa phòng nhân sự.

Kiểm tra lần cuối: 13/10/2026. Quy định có thể thay đổi; luôn đối chiếu nguồn chính thức trước khi nộp.

Nước nào yêu cầu

Pháp: giấy nghỉ phép có chữ ký.

Chính thứcNguồn: France-Visas – Trợ lý visa

Đức: xác nhận của công ty cho nghỉ phép, ghi rõ có lương hay không lương. Giấy tờ tiếng Việt phải dịch sang tiếng Đức hoặc tiếng Anh.

Chính thứcNguồn: Checklist du lịch Đức (VFS, 03/2026)

Ý (VFS TP.HCM, Đà Nẵng): bản gốc giấy đồng ý cho nghỉ phép năm.

Chính thứcNguồn: VFS Ý – TP.HCM/Đà Nẵng

Ý (VFS Hà Nội, Hải Phòng): thư chấp thuận cho nghỉ phép.

Chính thứcNguồn: Checklist VFS Ý – Hà Nội

Hà Lan: giấy duyệt nghỉ phép.

Chính thứcNguồn: Checklist du lịch Hà Lan (VFS)

Giấy nên có những gì

Các checklist chính thức chỉ ghi tên giấy, không quy định nội dung. Những mục dưới đây giúp người xét hồ sơ đối chiếu nhanh với hợp đồng lao động và sao kê lương của bạn.

Gợi ý chung

Nên làm bản tiếng Anh. Đức yêu cầu dịch giấy tờ tiếng Việt sang tiếng Đức hoặc tiếng Anh. Làm sẵn bản tiếng Anh, hoặc song ngữ, giúp bạn khỏi phải dịch thêm, và dùng được cho cả bốn nước.

Mẫu tiếng Anh

Phần tô xanh là chỗ cần điền. Sao chép, dán vào file Word của công ty, điền xong thì xóa dấu ngoặc vuông.

Leave approval letter (English)
[GIẤY TIÊU ĐỀ CÔNG TY: tên, địa chỉ, điện thoại, email, mã số thuế] [City], [DD/MM/YYYY] To: The Visa Section, [Embassy / Consulate General] of [France / Germany / Italy / the Netherlands] LEAVE APPROVAL LETTER We hereby confirm that: Full name: [FULL NAME AS IN PASSPORT] Date of birth: [DD/MM/YYYY] Passport number: [PASSPORT NUMBER] has been working at [COMPANY NAME] since [DD/MM/YYYY] under [an indefinite-term / a fixed-term] labour contract. [He / She] currently holds the position of [POSITION] in the [DEPARTMENT] department, with a monthly gross salary of [AMOUNT] VND. The company has approved [paid / unpaid] leave for [Mr. / Ms.] [LAST NAME] from [DD/MM/YYYY] to [DD/MM/YYYY] for a trip to [COUNTRY] for [tourism / visiting family]. [His / Her] position will be kept during the leave, and [he / she] will return to work on [DD/MM/YYYY]. For verification, please contact [NAME, TITLE] at [PHONE] or [EMAIL]. [SIGNATURE AND COMPANY STAMP] [FULL NAME OF SIGNATORY] [TITLE, e.g. Director / HR Manager]

Bản tiếng Việt

Dùng khi công ty muốn làm song ngữ, hoặc để bạn đối chiếu nội dung bản tiếng Anh.

Giấy xác nhận nghỉ phép (tiếng Việt)
[GIẤY TIÊU ĐỀ CÔNG TY: tên, địa chỉ, điện thoại, email, mã số thuế] [Thành phố], ngày [DD] tháng [MM] năm [YYYY] Kính gửi: Bộ phận Thị thực, [Đại sứ quán / Tổng Lãnh sự quán] [Pháp / Đức / Ý / Hà Lan] GIẤY XÁC NHẬN NGHỈ PHÉP Công ty xác nhận: Họ và tên: [HỌ TÊN THEO HỘ CHIẾU] Ngày sinh: [DD/MM/YYYY] Số hộ chiếu: [SỐ HỘ CHIẾU] làm việc tại [TÊN CÔNG TY] từ ngày [DD/MM/YYYY] theo hợp đồng lao động [không xác định thời hạn / xác định thời hạn], hiện giữ chức vụ [CHỨC VỤ] tại phòng [PHÒNG BAN], mức lương hàng tháng (trước thuế) [SỐ TIỀN] đồng. Công ty đồng ý cho [Ông / Bà] [TÊN] nghỉ phép [có lương / không lương] từ ngày [DD/MM/YYYY] đến ngày [DD/MM/YYYY] để [du lịch / thăm người thân] tại [NƯỚC]. Vị trí công việc được giữ nguyên trong thời gian nghỉ phép. [Ông / Bà] [TÊN] sẽ đi làm lại từ ngày [DD/MM/YYYY]. Liên hệ xác minh: [HỌ TÊN, CHỨC VỤ], điện thoại [SỐ ĐIỆN THOẠI], email [EMAIL]. [CHỮ KÝ VÀ DẤU CÔNG TY] [HỌ TÊN NGƯỜI KÝ] [CHỨC VỤ, ví dụ: Giám đốc / Trưởng phòng Nhân sự]

Chỉ ghi đúng sự thật. Lãnh sự có thể gọi điện cho công ty để xác minh. Theo Bộ luật Thị thực EU, visa bị từ chối nếu có nghi ngờ hợp lý về tính xác thực của giấy tờ hoặc độ tin cậy của lời khai.

Chính thứcNguồn: Bộ luật Thị thực EU (Visa Code)

Xem thêm: mẫu thư bảo lãnh tài chính · mẫu thư giải trình · checklist hồ sơ theo hoàn cảnh của bạn

Nguồn