Mẫu thư giải trình mục đích chuyến đi (cover letter)

Thư giải trình không có trong checklist chính thức của Pháp, Đức, Ý, Hà Lan cho trường hợp thông thường. Nhưng khi hồ sơ có điểm cần giải thích, một trang viết rõ ràng giúp người xét hồ sơ hiểu nhanh câu chuyện của bạn.

Kiểm tra lần cuối: 13/10/2026. Quy định có thể thay đổi; luôn đối chiếu nguồn chính thức trước khi nộp.

Khi nào nên viết

Gợi ý chung

Bạn làm tự do, chủ hộ kinh doanh, hoặc thu nhập không qua bảng lương.
Bạn mới đổi việc, hoặc đang nghỉ việc.
Sao kê có khoản tiền lớn mới nạp vào và bạn cần nói rõ nguồn gốc.
Người khác chi trả chuyến đi, hoặc bạn đi thăm người thân.
Chuyến đi qua nhiều nước Schengen và bạn cần giải thích vì sao nộp ở nước này.

Có một trường hợp được ghi trong checklist chính thức: với VFS Ý tại TP.HCM và Đà Nẵng, người làm tự do hoặc không đi làm có thể nộp thư giải trình về nguồn thu nhập thay cho phần giấy tờ công việc.

Chính thứcNguồn: VFS Ý – TP.HCM/Đà Nẵng

Viết thế nào cho đúng

Gợi ý chung

Một trang là đủ. Người xét hồ sơ đọc rất nhiều thư, nên câu ngắn và có số liệu cụ thể sẽ dễ đọc hơn.
Mọi con số phải khớp với giấy tờ: ngày bay, ngày nghỉ phép, mức lương, số dư.
Nói sự thật, không năn nỉ. Bỏ những câu như "tôi rất mong được cấp visa", chỉ trình bày sự việc.
Chỉ giải thích điều cần giải thích. Không cần kể lại toàn bộ hồ sơ.

Mẫu tiếng Anh

Phần tô xanh là chỗ cần điền hoặc chọn. Xóa những đoạn không đúng với trường hợp của bạn, ví dụ phần cho người làm tự do nếu bạn là nhân viên.

Cover letter (English)

[FULL NAME] [Address in Vietnam] [Phone] · [Email] [City], [DD/MM/YYYY] To: The Visa Section, [Embassy / Consulate General] of [France / Germany / Italy / the Netherlands] Subject: Short-stay Schengen visa application – [FULL NAME], passport no. [PASSPORT NUMBER] Dear Sir or Madam, I am applying for a short-stay Schengen visa to visit [COUNTRY] from [DD/MM/YYYY] to [DD/MM/YYYY] ([NUMBER] days) for [tourism / visiting my (relationship), (NAME) / a business meeting with (COMPANY)]. Trip plan [Two or three sentences: the cities you will visit, the main dates and where you will stay. If you visit several Schengen countries, say why you apply to this one, e.g. "I will spend 6 of my 10 days in France."] Work and income [Employee: I have worked as (POSITION) at (COMPANY) since (MONTH YEAR), with a monthly income of (AMOUNT) VND. My employer has approved my leave for these dates.] [Freelancer or business owner: describe your work, your main clients or customers, and how you receive your income.] Funding The trip will be paid by [me / my (relationship), (NAME)]. [My bank statements for the last (3 / 6) months are enclosed. / Their sponsorship letter and financial documents are enclosed.] Return to Vietnam I will return to Vietnam on [DD/MM/YYYY] [to resume my work at (COMPANY) / to continue my studies at (SCHOOL)]. [Other ties, e.g. family, property.] [Only if needed: a short, factual explanation of anything in the file that may raise a question, e.g. a recent job change, or a large deposit in my bank statements and where it came from.] The supporting documents are enclosed in the order of the official checklist. Thank you for considering my application. Yours faithfully, [SIGNATURE] [FULL NAME]

Đừng viết điều bạn không chứng minh được. Theo Bộ luật Thị thực EU, visa bị từ chối nếu có nghi ngờ hợp lý về độ tin cậy của lời khai hoặc về ý định rời khỏi khối Schengen trước khi visa hết hạn.

Chính thứcNguồn: Bộ luật Thị thực EU (Visa Code)

Xem thêm: mẫu giấy nghỉ phép · mẫu thư bảo lãnh tài chính · checklist hồ sơ theo hoàn cảnh của bạn